Services PEO pour les entreprises au Canada : Un guide complet

Pour cela,les prestataires des Organisations Professionnelles d’Employeurs (PEO) viennent à la rescousse. Ces entreprises prennent en charge plusieurs fonctions  RH, administratives et comptables, telles que la paperasse, les impôts, les salaires et la conformité.

Si vous envisagez une expansion internationale et ne souhaitez pas surcharger votre activité, les services PEO peuvent être la solution optimale pour vous. Cet article traite des spécificités du travail avec une PEO au Canada afin que vous puissiez choisir un bon partenaire.

Les entreprises canadiennes ont souvent recours aux services d'organisation d'employeurs professionnels en raison du paysage complexe du droit du travail. L'un des problèmes auxquels elles sont souvent confrontées est la classification des relations employeur-employé et les risques de mauvaise classification. Par exemple, lors de l'embauche de contractants indépendants au sein de L'UE ou aux États-Unis, les entreprises canadiennes peuvent rencontrer des problèmes en raison de sa classification comme une relation d’emploi dans les juridictions étrangères. Si une mauvaise classification est constatée, l'entreprise canadienne peut subir des amendes et des litiges juridiques de la part de l'Agence du revenu du Canada (ARC).

Une autre raison de s'associer à une organisation d'employeurs professionnels internationale est le manque d'effectif local dans certains domaines.  Les spécialistes du Canada, notamment ceux en informatique, n’ont très souvent pas les compétences nécessaires ou demandent un salaire élevé. C'est pourquoi de nombreuses entreprises au Canada sont confrontées à la nécessité de rechercher du personnel qualifié et abordable ailleurs, et elles recherchent des méthodes légalement conformes pour intégrer ce personnel en sollicitant une PEO.

Afin de travailler avec une PEO il faut suivre quelques étapes pour assurer une collaboration fluide.

Étapes initiales

1. Choisissez un bon fournisseur en fonction des prix, de l'expertise en matière de conformité et de l'adéquation avec votre industrie.
2. Définissez l'étendue des services dont vous aurez besoin et négociez le prix pour ce forfait.
3. Signez un contrat avec le partenaire qui expose tous les aspects de votre responsabilité.
4. Établissez un point de contact responsable de votre personnel.

Ces étapes initiales vous permettront d'établir un partenariat satisfaisant, avec des parties comprenant leurs responsabilités.

Après avoir signé un contrat avec la PEO, vous devez surveiller le processus d'exécution, de la sélection des candidats à l'emploi et à la gestion. Les principaux aspects de l'intégration d'une PEO dans vos opérations commerciales sont généralement:

• Transmettre la documentation de traitement de salaire.
• Assurer l'alignement du salaire et des déductions fiscales avec les taxes et lois locales.
• Informer tous les employés de l'arrangement d'emploi qu'ils auront avec votre entreprise et leur donner le contact de la PEO pour toutes les préoccupations et demandes.

Il est également logique de surveiller les performances du fournisseur pour s'assurer qu'ils font bien le travail et répondent à vos attentes.

Bien que tout le monde souhaite trouver les meilleurs services PEO, la réalité est parfois différente. À quels défis devez-vous être prêt lorsque vous engagez de telles entreprises?

Votre perte de contrôle sur une certaine partie des opérations commerciales. Même si initialement, cela devrait être un soulagement pour les opérations de votre équipe principale, un manque de collaboration ou d'intégration appropriée peut causer des problèmes opérationnels, des retards et des malentendus.

• Risques de conformité liés aux erreurs PEO. Si vous choisissez un fournisseur inexpérimenté, le fardeau de leurs erreurs peut finalement incomber à votre entreprise. En raison des arrangements de co-emploi, vous pouvez également être tenu responsable des erreurs graves de la PEO, il est donc important de choisir uniquement des partenaires crédibles.
• Conditions salariales rigides et avantages sociaux. Certaines PEO ont des forfaits de services fixes et rigides qu'ils ne sont pas prêts à renégocier. Bien qu'ils puissent fonctionner pour certaines juridictions, entrer sur de nouveaux marchés peut devenir problématique dans ces conditions.

Parfois,  il est assez  difficile de trouver une bonne PEO, surtout compte tenu du marché saturé et des nombreuses offres de services. Mais ces principaux paramètres indiqueront la meilleure organisation d'employeurs professionnels:

• Expertise dans votre secteur d’activité. Certains fournisseurs se spécialisent dans l'informatique, tandis que d'autres offrent une vaste base de données de spécialistes dans les secteurs de l'immobilier, de la médecine ou de la gestion. Ainsi, vous devriez choisir une entreprise avec une spécialisation pertinente pour vous assurer qu'elle répondra à vos besoins en personnel de manière compétente et rapide.
• Solide expérience. Le fournisseur choisi doit être fiscalement stable, jouir d'une réputation positive sur le marché et offrir des références de clients passés pour examen.
• Large couverture de services. Votre PEO choisie doit avoir une longue et flexible liste de services que vous pourriez envisager lors de la discussion d'un accord.
• Support complet. L'entreprise doit vous offrir un support complet ainsi qu’à votre personnel sur toutes les questions administratives, rémunérations et de RH.
• Tarification transparente. La structure de coûts de votre accord de service doit être claire et équitable, sans coûts cachés ni conditions en petits caractères.

Le coût des services PEO internationaux est un autre aspect que vous devez prendre en compte lors de la planification de l'expansion de la main-d'œuvre au-delà du Canada. À première vue, la structure de coûts des services d'organisation d'employeurs professionnels peut sembler écrasante, avec de nombreux aspects de service et arrangements affectant le prix final. Voici quelques exemples de la façon dont le coût du service est calculé.

Selon les experts de Thirdsail, le coût moyen d'une PEO par employé et par mois varie de 400 $ à 800 $ et plus à travers le monde. Le coût peut dépendre de la qualification spécifique de l'employé et du stack technologique. Si le fournisseur de solutions d'emploi facture des frais basés sur un pourcentage par employé, les entreprises doivent être prêtes à payer entre 2 % et 12 % de la masse salariale de leur personnel.

Illustrons la ventilation des coûts pour les services PEO en utilisant les forfaits de service offerts par GEOR:

• Plan de base - 499 $/employé par mois. Ce forfait couvre l'assistance à la paie et offre prévisibilité et transparence dans la gestion internationale de la paie pour votre personnel.
• Plan avancé - 1 380 $ par employé. Ce forfait combine la paie avec les services de recrutement, GEOR assumant l'entière responsabilité de trouver, d'embaucher et de gérer votre personnel.
• Plan Pro - 1 870 $ par employé. Le forfait de service le plus large comprend l'identification des talents, la sélection, l'embauche et l'intégration, suivies par la gestion régulière de la paie et le spectre complet des services RH.

Est–ce qu'une PEO peut aider à développer votre entreprise en dehors du Canada?

L'une des raisons les plus courantes pourquoi les entreprises au Canada s' adressent à une PEO internationale est leur souhait d'accéder aux marchés mondiaux. Une PEO expérimentée et certifiée peut aider votre entreprise à s'étendre sans problème aux marchés et juridictions cibles sans préparation juridique extensive.

• Surement oui, c’est une des causes les plus fréquentes pourquoi on recourt aux PEO internationales.
• Navigation dans les lois du travail en tant que pays étranger. Un partenaire PEO vous aidera à établir des contrats avec du personnel international en conformité avec vos réglementations locales et internationales du droit du travail.
• Gestion de la paie et de la fiscalité à travers les frontières. Les PEO peuvent émettre des salaires dans les devises locales et gérer l'ensemble des opérations de retenue d'impôt et des déductions de sécurité sociale pour se conformer aux lois fiscales locales.
• Embauche fluide de personnel à travers les juridictions. Travailler avec une PEO est votre pari sûr pour accélérer l'embauche de personnel à travers le monde sans avoir besoin d'investir dans la création d'entités juridiques locales.
• Fourniture d'avantages compétitifs pour les employés. Les solutions PEO sont bénéfiques pour le personnel en raison de l'accès aux fournisseurs locaux d'avantages sociaux et d'une opportunité de couvrir les besoins spécifiques à chaque pays en matière d'assurance maladie, de retraite et de congés payés pour le personnel.
• Réduction de la charge administrative et des coûts. En travaillant avec une entreprise PEO, vous évitez la création coûteuse d'entités juridiques dans les pays d'embauche du personnel et pouvez réduire la charge de travail administrative de votre personnel principal. De cette façon, les entreprises canadiennes peuvent se développer rapidement sans se concentrer dans les aspects juridiques et opérationnels.
• Entrée rapide sur le marché et croissance des affaires. Les services PEO permettent aux entreprises de se développer vers de nouveaux marchés et d'embaucher les meilleurs talents à travers le monde sans friction juridique ni complications. Cet arrangement simplifie la croissance des affaires et permet aux entreprises de se concentrer sur la performance opérationnelle au lieu des tâches de conformité, de RH et d'administration.

En obtenant tous ces avantages d'un fournisseur de services PEO choisi, vous êtes sûr d'atteindre de meilleurs résultats commerciaux sans investir de temps et de ressources supplémentaires dans la dotation en personnel à l'étranger et l'expansion opérationnelle.

GEOR est un fournisseur fiable de services PEO mondiaux, avec une couverture internationale de plus de 100 pays et une grande base de données de plus de 40 000 candidats techniques talentueux pour vos besoins en personnel. Nous avons une solide expérience de travail avec des partenaires canadiens et comprenons toutes les nuances des lois locales sur l'emploi pour vous aider à développer votre main-d'œuvre et votre présence sur le marché international sans contraintes.