Comment externaliser les services RH pour les petites entreprises au Canada

Les petites entreprises ont du mal à survivre au cours des premières années de leur existence en raison de la charge élevée des tâches opérationnelles et administratives relatives à une petite équipe. Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous devez garder le salaire, la fiscalité et la gestion des employés sous contrôle total et conformément aux lois locales.

Si vous trouvez les opérations quotidiennes de gestion RH trop lourdes ou si vous éprouvez des difficultés à trouver le personnel requis sur le marché du travail au Canada, il est temps d'envisager des services RH externalisés pour les petites entreprises. Dans cet article nous allons discuter les principaux aspects du transfert de la gestion RH à une partie tiers.

Les entreprises de toute échelle et taille doivent gérer quotidiennement une variété d'opérations de ressources humaines. Dans la plupart des cas, elles couvrent la conformité, la gestion des employés et la rétention des talents pour garantir qu'une entreprise fonctionne efficacement. Le spectre typique de ces opérations comprend :

• Sélection du personnel et embauche.
• Gestion des salaires et rémunérations dans le respect des lois locales et de la fiscalité.
• Intégration des nouveaux employés et formation initiale.
• Conformité aux politiques de ressources humaines et aux lois du travail du Canada.
• Gestion des relations avec les employés et de la culture en milieu de travail.
• Suivi et gestion des performances.
• Traitement correct et conforme de la cessation d'emploi et du départ des employés.

La meilleure façon de gérer l'ensemble de ces opérations est soit d'embaucher un gestionnaire des ressources humaines en interne, soit de profiter de solutions RH externalisées pour les petites entreprises. Bien que la première option puisse ne pas être aussi rentable, la seconde vous offre flexibilité et accès aux talents RH sans recherche approfondie de professionnels qualifiés sur le marché du travail du Canada.

Pourquoi externaliser les RH pour les petites entreprises ? Il y a de nombreux avantages, notamment:

• Flexibilité. Vous ne rencontrerez pas de problèmes ni de frictions techniques en augmentant ou  réduisant votre équipe, car votre partenaire engagé gérera les fonctions de ressources humaines sans créer de charge supplémentaire pour votre personnel interne.
• Efficacité accrue. En travaillant avec des fournisseurs expérimentés de services RH pour les petites entreprises, vous pouvez accéder à de nombreuses années d'expertise et atteindre une meilleure efficacité opérationnelle sans investir une somme importante d'argent dans la recherche et l'embauche d'un expert interne.
• Meilleure expérience employé. Un fournisseur fiable peut optimiser toutes les opérations, de salaire précis et ponctuel au support complet du personnel et à la gestion des avantages sociaux. Ces améliorations sont sûres d'entraîner une satisfaction et une loyauté accrues du personnel.
• Accès à l'expertise RH et à la technologie. Vous n'avez pas besoin de payer une prime élevée pour un expert de niveau avancé et un logiciel coûteux lorsque vous externalisez les services de ressources humaines pour les petites entreprises. Les entreprises spécialisées disposent généralement de tout cela et sont prêtes à offrir ces avantages dans un package d'externalisation standard.
• Conformité réglementaire. Le Canada est un pays avec un réseau complexe de règles fédérales et provinciales, qui peut être difficile à naviguer pour une petite entreprise. Une entreprise RH qualifiée vous aide à assurer le respect des lois du travail provinciales et fédérales, telles que les dispositions sur le salaire minimum et les heures de travail, le paiement des heures supplémentaires et les jours fériés légaux.
• Économies de coûts. Vous économisez une somme considérable relative au recrutement d’un personnel RH et d’achat et d’abonnements à des logiciels spécialisés.

Dès que vous décidez de déléguer la gestion des ressources humaines pour les petites entreprises à un fournisseur tiers, vous devez choisir judicieusement parmi les nombreuses options disponibles au Canada. Les principaux critères d'excellence comprennent :

• Gamme de services fournis. Plus la liste des services est longue, meilleur est le partenariat.
• Conformité à la loi canadienne. Le fournisseur doit respecter d’une façon totale les lois relatives à la gestion des ressources humaines.
• Politique de prix. Une tarification claire qui vous permet de planifier au préalable votre budget.
• Logiciels et technologies RH. S'associer à une entreprise utilisant les derniers logiciels et outils technologiques est un moyen sûr de rester en avance sur les concurrents et de profiter d'un niveau d'automatisation plus élevé.
• Expérience dans l'industrie et réputation. Un bon partenaire expérimenté est une garantie d’une minimisation d’erreurs ainsi qu’une profonde compréhension des nuances légales.

Malheureusement, vous ne pouvez pas externaliser toutes les tâches liées aux ressources humaines pour les petites entreprises. Celles qui conviennent à l'externalisation sont :

• Calcul du salaire net
• Déclaration d'impôts.
• Administration des avantages sociaux des employés
• Sélection et recrutement.
• Conformité au droit du travail
• Formation et développement des employés
• Vérifications des antécédents et présélection préalable à l'emploi

Cependant, il est logique de préserver le contrôle interne sur les fonctions de ressources humaines fondamentales suivantes:

• Gestion des relations et de de culture d’entreprise
• Évaluation du comportement professionnel.
• Licenciements et mesures disciplinaires.
• Soutien RH quotidien du personnel.

Cette approche aidera à équilibrer l’efficacité et le contrôle sur les aspects internes importants.

Si vous visez l'excellence dans l'organisation de vos fonctions RH, concentrez-vous sur les services de ressources humaines pour petites entreprises et les meilleures pratiques suivantes lors du choix d'un partenaire :

• Automatisation des fonctions RH. Il est préférable de travailler avec une entreprise qui utilise un mélange à la pointe de la technologie et des outils logiciels pour rationaliser et automatiser le spectre complet des fonctions RH.
• Utilisation de solutions RH basées sur le cloud. Les logiciels basés sur le cloud sont plus flexibles, évolutifs et rentables par rapport aux solutions sur site. Ainsi, en vous appuyant sur les technologies cloud, vous pouvez rendre les opérations RH plus agiles et gérables.
• Suivre le rythme des tendances et des normes de conformité. La gestion RH au Canada est un cadre en constante évolution, qui nécessite votre vigilance constante aux changements et mises à jour.

Les tâches de gestion RH peuvent devenir un véritable casse-tête pour une petite entreprise au Canada. Si vous sentez que le fardeau est trop lourd et exigeant pour vos ressources internes limitées, le partenariat avec GEOR peut soulager la charge des fonctions RH quotidiennes de votre personnel principal. GEOR est une entreprise fiable et expérimentée avec une connaissance profonde et nuancée du paysage du droit du travail au Canada. De cette façon, vous maintiendrez vos opérations commerciales en conformité à travers l'ensemble de vos obligations RH.